La crise de la COVID a révélé au grand jour la résilience et le dévouement des équipes médicales et du personnel administratif. Au gré des vagues, de nouvelles consignes ont forcé le réseau de la santé à se réinventer. Des façons de faire inédites ont été mises en place, souvent très rapidement, pour arriver à colmater les brèches.
Pendant un incendie, les pompiers ne cherchent pas à optimiser le débit d’eau, mais à éteindre le feu. La quantité de ressources mises à contribution en temps de crise n’est pas soutenable à long terme. Pour continuer d’améliorer le réseau en maîtrisant les coûts et en prenant soin des personnes, une démarche d’optimisation doit être entreprise.
Le chantier est vaste car le réseau de la santé est une organisation colossale. Prenons un moment pour explorer les enjeux en transport et logistique ainsi que des solutions de mobilité concrètes et accessibles immédiatement.
Les grands enjeux de la mobilité des personnes au Québec
Les enjeux de mobilité sont comparables dans toutes les économies développées et le Québec n’y fait pas exception.
Le prix du carburant. La fluctuation des prix de l’énergie ne constitue pas en soi une nouveauté, mais cette fois-ci, elle s’ajoute à une forte hausse de l’inflation, de grandes incertitudes liées à la situation géopolitique et une pandémie qui s’éternise.
Le vieillissement de la population. Avec une population âgée plus nombreuse et moins mobile, on observe une hausse constante des besoins en transport médical, dans les centres d’hébergement ou en transport adapté.
La rareté de la main-d’œuvre. La nouvelle réglementation sur le transport rémunéré de personnes, l’abolition du permis de taxi et la pandémie ont tous contribué à un exode massif des chauffeurs de métier. Aujourd’hui, l’industrie du transport est confrontée à un manque criant de chauffeurs. Ce manque se reflétera nécessairement dans un affaiblissement des services offerts par les grands donneurs d’ordres comme le secteur de la santé, ainsi que le transport médical et adapté. D’un côté, les exigences envers les chauffeurs sont de plus en plus élevées, et de l’autre, le nombre de chauffeurs diminue, ce qui pousse les prix des contrats à la hausse.
La fragilité des chaînes logistiques. Durant la pandémie, les gouvernements de nombreux pays ont imposé des confinements et restrictions si contraignantes que les chaînes logistiques et d’approvisionnement ont été fortement perturbées. Cette situation a révélé la précarité des modes opératoires dans le transport de personnes également. Des efforts urgents doivent être déployés pour optimiser l’organisation des routes, la planification des déplacements et la coordination des transports. Ceci étant, les donneurs d’ordres doivent en faire plus et mieux, avec moins.
La réglementation contraignante. Puisque les prix payés par les clients sont souvent réglementés (par le taximètre ou des ententes corporatives), le manque à gagner doit être absorbé par le donneur d’ordres ou le transporteur, qui se fragilise peu à peu.
Le contexte est pour le moins délicat : d’un côté, la demande et les coûts explosent et la main d’œuvre diminue, de l’autre, les tarifs sont figés et les normes de services sont très exigeantes.
Comment maîtriser la hausse des coûts en transport
Optimisation et mutualisation
Les coûts de transport proviennent essentiellement des honoraires des chauffeurs, du carburant et des frais d’exploitation du véhicule. C’est pourquoi il y a autant de “buzz” autour des véhicules électriques et autonomes. En attendant que ces technologies viennent à notre rescousse, pour optimiser ces coûts, il faut insérer plus de transports par heure ou davantage de personnes par transport : autrement dit, faire plus avec moins.
Optimisation — Plus de transports par heure
Mutualisation — Plus de clients par transport
Des logiciels d’optimisation de routes existent — et sont performants pour les modes de transport collectifs habituels comme les autobus — mais ils sont souvent trop chers et inadaptés pour les compagnies de taxi ou de transport adapté qui, par la nature de leurs activités, requièrent beaucoup plus de flexibilité. Par conséquent, les donneurs d’ordres, comme le réseau de la santé et des services sociaux (RSSS), doivent assumer le coût plus élevé de ce manque d’efficacité. Le statu quo conduit à une hausse rapide des coûts et à une baisse de la qualité du service.
Par conséquent, les donneurs d’ordres, comme le réseau de la santé et des services sociaux (RSSS), doivent assumer le coût plus élevé de ce manque d’efficacité. Le statu quo conduit à une hausse rapide des coûts et à une baisse de la qualité du service.
Heureusement, il existe une autre approche.
Hormis les transports reliés aux urgences des centres hospitaliers, la plupart des déplacements sont prévisibles et, souvent, ils peuvent être planifiés d’avance.
Ainsi, grâce à de meilleurs outils d’organisation interne, le RSSS peut améliorer la qualité du service de transport (moins d’attente, moins de temps de gestion par le personnel clinicien), et permettre une clarté dans l’administration comptable (rapports détaillés, meilleure traçabilité, etc.). En d’autres termes, il faut coupler excellence logicielle et excellence opérationnelle.
Excellence logicielle — aucun logiciel en lui-même n’est une solution miracle; le programme acheté par un établissement du RSSS doit répondre de façon précise à des besoins définis. Une solution informatique doit être moderne, éprouvée et évolutive.
Excellence opérationnelle — la gestion du changement, l’accompagnement des équipes et le soutien sont au moins aussi importants que les fonctionnalités du logiciel choisi.
Les économies pour le personnel viennent de la bonne adéquation entre un logiciel et le soutien du fournisseur.
Impartition et consolidation
Impartition — Le RSSS est un donneur d’ordres mais n’a pas besoin d’être opérateur. Faire fonctionner une flotte fragmentée de transporteurs est un métier en soi, qui n’a pas besoin d’être dupliqué dans chaque centre de soins. La prise en charge des activités de répartition, de coordination et de logistique de transport par un sous-traitant permet des gains en équivalents temps plein (ETP) très significatifs pour un hôpital.
Consolidation — De ce que nous avons pu observer au cours de nos derniers mandats avec le RSSS, l’information sur le transport est toujours fragmentée, souvent incomplète et parfois erronée. En effet, le RSSS compte sur les fournisseurs en transport pour exposer de façon transparente ces données, mais les logiciels utilisés par ces transporteurs sont souvent limités ou désuets. En regroupant l’ensemble des demandes de transport au même endroit (outil centralisé pour tout un CIUSSS par exemple), des gains majeurs deviennent possibles.
En regroupant l’ensemble des demandes de transport au même endroit (outil centralisé pour tout un CIUSSS par exemple), des gains majeurs deviennent possibles.
Que faire ?
La refonte du réseau de la santé est un chantier magistral qui va s'étendre sur des années.. Nous pouvons être pris de vertige devant l'ampleur du projet mais l'Everest se grimpe un camp à la fois.
Certains chantiers sont complexes et prendront du temps. En revanche, certains gains sont à portée de main.
Netlift dispose d’outils logiciels et de méthodes opérationnelles éprouvées qui donnent des résultats mesurables en quelques mois seulement.
On présente les gains obtenus par un des plus importants centres de santé au Québec dans une étude de cas publiée par Netlift en 2021.
Pourquoi agir maintenant ?
Parce que le vieillissement de la population est là pour rester, que les coûts de l’énergie et la pénurie de main-d'œuvre risquent d’empirer; il est raisonnable et responsable de régler rapidement ces enjeux parce que les solutions existent, sont accessibles immédiatement et fournissent des gains significatifs à court et long termes.
N’hésitez pas à communiquer avec nous pour discuter de vos besoins, enjeux et projets en mobilité dans votre établissement.